Järjestäjällä on vastuu siitä, että tapahtuma on suunniteltu ja toteutettu niin, että yleisö voi osallistua siihen turvallisesti ja järjestelyt toimivat myös silloin, jos jotain yllättävää sattuu.
Ennalta varautumalla onnettomuuksia voidaan ehkäistä. Hyvät suunnitelmat auttavat myös silloin, jos jotain ikävää tapahtuu. On huolehdittava muun muassa siitä, että apu pääsee nopeasti paikalle ja yleisö pääsee turvallisesti poistumaan tapahtumasta. Pelastuslaitokset.fi -sivuille on koottu ohjeita ja lomakkeita, jotka auttavat tapahtuman järjestäjää ennakkovalmisteluissa.
Yleisötapahtumalla tarkoitetaan kokoontumislaissa (530/1999) määriteltyjä yleisölle avoimia huvitilaisuuksia, kilpailuja, näytöksiä ja muita niihin rinnastettavia tilaisuuksia, joita ei ole pidettävä yleisinä kokouksina. Jos tilaisuuteen osallistuminen edellyttää kutsua tai määrätyn yhteisön jäsenyyttä, sovelletaan siihen kokoontumislain säännöksiä yleisötilaisuudesta, jollei tilaisuutta osanottajien lukumäärän, tilaisuuden laadun tai muiden erityisten syiden perusteella voida pitää luonteeltaan yksityisenä.
