Tietosuojaseloste
EU:n yhteinen tietosuoja-asetus 13 & 14 artiklat
Tietovarannon nimi: Etelä-Karjalan pelastuslaitoksen asiakastietovaranto
1. Rekisterinpitäjä
Etelä-Karjalan hyvinvointialue, Etelä-Karjalan pelastuslaitoksen turvallisuuslautakunta
2. Tietovarannon yhteyshenkilö
Hallintosihteeri
Eveliina Treves
eveliina.treves@pelastustoimi.fi
puh. 040 478 1373
3. Tietosuojavastaava
Jaana Peltola
tietosuoja@ekhva.fi
puh. 040 768 1336
4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja käsittelyn oikeusperuste
Käsittelyn perusteena on lakisääteinen tehtävä:
Pelastuslaki (379/2011)
Laki vaarallisten kemikaalien ja räjähteiden käsittelyn turvallisuudesta (390/2005)
Rekisterin tarkoituksena on:
Tuottaa pelastustoimelle määrätyt lakisääteiset tehtävät ja velvoitteet valvonta- ja palotarkastustehtävissä, onnettoumuuksien ehkäisyssä ja pelastustoiminnassa.
5. Käsiteltävät henkilötiedot
Valvonta ja palotarkastus:
Kiinteistön, rakennuksen, tilan, tapahtuman tai muun näihin verrattavissa olevan omistajan, haltijan sekä muiden vastuuhenkilöiden henkilötiedot ja ilmeiseen palovaaraan tai onnettomuusriskiin liittyen asukkaan henkilötietoja: nimi, henkilötunnus, asema yrityksessä tai yhteisössä, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite ja kiinteistötunnus.
Pelastustoiminta:
Pelastustoimen toimenpiteestä:
- kohteen haltija, osoite, henkilötunnus, kohteen koordinaatit, ajoneuvon rekisteritunnus, rakennuksen rakennustunnus
Rakennuspalon kohteesta:
- osoite, koordinaatit, rakennuksen rakennustunnus
Tulipalosta, jossa kuoli tai vakavasti loukkaantui ihmisiä:
- tapaturman uhrin sukupuoli, ikä, sijainti löydettäessä sekä arvio uhrin turvaan poistumattomuuden syystä
Turvallisuusviestintätilaisuuksista:
- kouluttajien nimet, laskutustietoja yhteyshenkilötietoineen
Tiedot rekisteristä luovutetuista asiakirjoista (esim. poliisi):
- asiakirjan saaja, luovuttaja
Hätäkeskuslain (157/2000) 7 §:n mukaisesti Hätäkeskustietojärjestelmästä:
- ilmoittajan puhelintunniste- ja osoitetiedot, kohteen osoite- ja koordinaattitiedot, hälytysselosteen laatijan tunniste
Pelastuslain (379/2011) 41 § / 106 § mukainen ilmoitus poliisille:
- ilmoittajan nimi, sähköposti, puhelinnumero, virkanimike, pelastuslaitoksen nimi
- palopaikalla tilannetta johtaneen ja havaintoja tehneiden tiedot (ellei sama kuin ilmoittaja)
Tilaturvallisuus:
Valvontakamerakuvaa henkilöiden liikkumisesta paloaseman piha-alueella.
Lauritsalan paloaseman vierailijajärjestelmään kirjataan asemalle saapuneet vierailijat
- vierailijan nimi, sähköposti, valokuva ja organisaatio
Verkkosivut:
Verkkosivujen asiakaspalautejärjestelmä
- palautteen antajan nimi
Verkkosivujen asiointilomakkeet
- ilmoittajan nimi, puhelinnumero, sähköpostiosoite, osoitetiedot
Kyselyohjelmistot:
Webropol
- nimi, puhelinnumero, sähköpostiosoite, osoitetiedot, organisaatio, ruokavalio
Microsoft Forms
- nimi, puhelinnumero, sähköpostiosoite, osoitetiedot, organisaatio, ruokavalio
6. Käsitelläänkö erityisiä henkilötietoja (Yleinen tietosuoja-asetus 9 artikla)?
Kyllä.
Valvontatoimenpiteiden yhteydessä voi ilmetä asukkaan terveystietoja, joilla on merkitystä palo- ja henkilöturvallisuuteen (Pelastuslaki).
7. Käsittelyn peruste
Lakisääteinen tehtävä pelastusviranomaisena
8. Tietovarannon tietolähteet
Valvontatoimenpiteitä varten tiedot saadaan asianosaisilta, yhteistyöviranomaisilta ja Pelastuslain 89 §:ssä mainituista tietolähteistä (paikkatietoaineisto, väestötietojärjestelmä, turvallisuus- ja kemikaaliviraston valvontakohderekisteri, poliisi, sairaanhoitopiiri, yritys- ja yhteisötietojärjestelmä, kunnan rakennusvalvontaviranomainen).
Pelastuslain 42 § perustuviin vaarailmoituksiin liittyvät tiedot saadaan toiselta viranomaiselta tai soteammattilaisilta (ilmeinen palovaara tai muu onnettomuusriski).
Kiinteistörekisteristä saadaan pelastuslaitoksen alueella sijaitsevien kiinteistöjen omistajien/asukkaiden tietoja.
Pelastustoimen viranomaiset kirjaavat tietoja Pronto-onnettomuustietojärjestelmään käyttöoikeustasonsa mukaisesti.
Sopimuspalokuntien ja muiden pelastuslain 25 §:n mukaisten yhteisöjen edustajat (vapaaehtoinen palokunta, laitospalokunta, teollisuuspalokunta, sotilaspalokunta (sopimuspalokunnat) tai muu pelastusalalla toimiva yhteisö sen mukaan kuin niiden kanssa on sovittu) voivat tallentaa Pronto-onnettomuustietojärjestelmään oman tahonsa tietoja tehtävästä pelastuslain 91§:n 2 momentin 1, 2, 5 ja 6 kohdassa tarkoitettujen tietojen osalta.
Hätäkeskustietojärjestelmän hälytystiedot hätäkeskustoimintalain (692/2010) 20 §:n nojalla.
Verkkosivujen asiakaspalautejärjestelmän sekä asiointilomakkeiden tiedot saadaan verkkolomakkeiden lähettäjältä.
Lauritsalan paloaseman vierailijajärjestelmän tiedot saadaan vierailijalta.
Kyselyohjelmistojen tiedot saadaan vastaajalta.
9. Onko henkilötietojen antaminen lakisääteistä tai sopimukseen perustuvaa? Seuraukset siitä, jos tietoja ei toimiteta?
Henkilötietojen antaminen on lakisääteistä, jotta voidaan suorittaa pelastusviranomaisena valvonta- ja onnettomuuksien ehkäisyyn sekä pelastustoimintaan liittyvät tehtävät ja toteuttaa paloasemien tilaturvallisuutta.
10. Tietovarannon ylläpitojärjestelmät
Merlot palotarkastus: palotarkastustehtävien suunnittelu, kirjaus ja palotarkastuspöytäkirjojen tallennus.
Solution Business Manager -toiminnanohjausjärjestelmä (SBM): pelastuslain 42 § mukaisten vaarailmoitusten ja ilmeisten onnettomuusriskien kirjaaminen.
Pronto: pelastustoimen resurssi- ja onnettomuustilasto.
KTJ Kiinteistötietojärjestelmä: kiinteistötiedot (kiinteistötunnus, omistaja).
Systam: Lauritsalan paloaseman vierailijajärjestelmä
Kameravalvontajärjestelmä
11. Onko tietovarannon tiedot sähköisessä vai manuaalisessa muodossa?
Tiedot ovat pääsääntöisesti sähköisissä järjestelmissä, käsittely paperilla vain poikkeustapauksissa
12. Onko tietovarannon henkilötietojen käsittelyä ulkoistettu?
Kyllä, Meidän IT ja talous OY käsittelee laskutukseen liittyviä tietoja.
13. Tietojen suojaamisen periaatteet
Käyttöoikeuksin varustettujen tietokoneiden tietoturvallisuus on varmistettu ja työasemalle kirjaudutaan henkilökohtaisin tunnuksin. Käyttöoikeus rekisteriin tapahtuu myös henkilökohtaisella käyttäjätunnuksella.
Käyttöoikeuksia myönnetään ainoastaan pelastuslain 26 §:n mukaisille pelastustoimen viranhaltijoille ja käyttöoikeudet ovat tehtäväkohtaisia.
Paperiset, henkilötietoja sisältävät asiakirjat säilytetään kulunvalvonnalla valvotussa tilassa.
Kaikilla työntekijöillä on vaitiolovelvollisuus ja heille tehdään henkilöturvallisuusselvitys.
Henkilöturvallisuusselvitys tehdään myös yhteistyökumppaneille, joilla on pääsy pelastuslaitoksen tietoaineistoihin.
14. Tietovarannossa olevien tietojen luovutus
Meitalle luovutetaan laskutustietoa.
Prontosta tietoja luovutetaan säännönmukaisesti pelastuslain (379/2011) 91 §:n nojalla teknisen käyttöyhteyden avulla.
- Pelastusopistolle tilastojen laatimista varten
- pelastustoimintaa tai valvontaa varten Hätäkeskuslaitokselle, pelastusviranomaiselle, Turvallisuus- ja kemikaalivirastolle ja 107 §:ssä tarkoitetulle tutkintalautakunnan jäsenelle ja asiantuntijalle
- öljyvahingon ja aluskemikaalivahingon torjuntaa ja siihen varautumista varten Suomen ympäristökeskukselle ja elinkeino-, liikenne- ja ympäristökeskuksille
- onnettomuustutkintaa varten tutkintaa suorittavalle tutkintalautakunnalle ja viranomaiselle
- säännönmukaisesti pelastuslain (371/2011) 85 §:n nojalla aluehallintoviranomaiselle alueen pelastustoimen palvelutason valvontaa varten teknisen käyttöyhteyden avulla
- Pelastuslain 41 §:n mukainen ilmoitus poliisille tai Pelastuslain 106 §:n mukainen pelastusrikkomusilmoitus poliisille
15. Automatisoitu päätöksenteko ja profilointi
Ei
16. Tietojen luovutus ETA-alueen ulkopuolelle
Ei
17. Tietovarannon tietojen säilytysajat tai niiden määräysperusteet
Tietojen säilytysaika SBM-järjestelmässä + 10 vuotta.
Merlot palotarkastusjärjestelmässä tiedot säilytetään toistaiseksi. Palotarkastuskäynnin yhteydessä tarpeettomat tiedot poistetaan.
Prontosta henkilötieto poistetaan toimenpiderekisterin kirjauksista, kun lain mukaisia perusteita säilyttämiseen ei enää ole, kuitenkin viimeistään viiden vuoden kuluttua tiedon tallentamisesta.
Erityisiin henkilötietoryhmiin kuuluvat tiedot poistetaan viimeistään kahden vuoden kuluttua tiedon tallentamisesta.
Systam-vierailijajärjestelmästä tiedot poistetaan 30 päivän kuluttua vierailun päättymisestä.
18. Rekisteröidyn oikeudet
Oikeus saada tietoa henkilötietojensa käsittelystä
Rekisterin pitäjän tulee kertoa tietojen käsittelystä selkeästi ja läpinäkyvästi
Oikeus saada pääsy tietoihinsa
Rekisteröitynä voit tarkastaa mitä tietoja sinusta käsitellään. Suosittelemme käyttämään sähköistä lomaketta, joka vaatii vahvan tunnistautumisen.
Tietoja ei luovuteta rekisteristä ilman poliisin lupaa, mikäli tiedot ovat osana esitutkinta-aineistoa.
Oikeus oikaista tietonsa
Jos huomaat, että tietosi ovat virheellisiä tai epätarkkoja, voit vaatia tietojesi oikaisua. Oikaisua varten ota yhteyttä rekisterin vastuuhenkilöön.
Oikeus rajoittaa tietojensa käsittelyä
Sinulla on tietyissä tapauksissa oikeus pyytää rajoittamaan tietojesi käsittelyä siksi aikaa, kunnes tietosi on asianmukaisesti tarkastettu ja korjattu tai täydennetty.
Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle
Sinulla on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos katsot, että oikeuksia on rikottu. Suomessa valvontaviranomainen on tietosuojavaltuutettu.
